Имейл кореспонденцията е основопалагаща за общуване с всеки един клиент и колкото и елементарна да изглежда, си има някои тънкости, с които е редно да сте наясно, ако искате да сте истински професионалисти в бизнеса си. Имейл кореспонденцията е основопалагаща за общуване с всеки един клиент и колкото и елементарна да изглежда, си има някои тънкости, с които е редно да сте наясно, ако искате да сте истински професионалисти в бизнеса си.
Когато изпращаме многобройните имейли всеки ден е нужно да можем да се отличим от аматьорите. Има си ясни и точни правила как да сме хем учтиви, хем да изглежда имейлът професионален. Тук ще ви запознаем със всички правила как да изглежда имейлът. Така получателят ще си създаде ясна представа за вас и вашия професионализъм.
Ето и краткото ръководство за перфектна бизнес кореспонденция.Това с нашите 15 полезни съвета за писане на имейл. Ще ви се изясни какви са точните правила. Какво да е съдържанието, структурата на бизнес имейла и още много тънкости и трикове.Прочетете ги внимателно и бъдете перфектни. Много хора ежедневно проверяват имейли, но не всички са наясно какво точно трябва да гледат. Понякога дори я неглижират. А тя всъщност е много важна и ако добре я познавате, ще успеете да си създадете мнение за човека отсреща. Имейл етикет или нашите 15 правила
Спазвайте ги и ще сте перфектният подател
1. Темата да е ясно и точно формулирана
Subject-тът на всеки имейл е много важен, тъй като там се вижда за какво става въпрос в имейлът и без да го отворите. Така се вижда всъщност важен ли е или може да почака. Затова трябва внимателно да го измислите и премислите. Това засилва и желанието за отговор. Покажете, че интересът на човека отсреща зависи от този имейл. Точността и максималната яснота е задължителна, за да се разбере за какво всъщност сте решили да изпратите имейл.
2. Използването на имейл, който е професионален е голямо предимство
Ако сме на работа в някоя компания, препоръчително е да използваме имейл на самата компания.Ако все пак решим да използваме личен имейл, трябва да сме избрали добре адреса ли в личния акаунт. Добре е да е с нашето име, за да се знае от кой всъщност е имейлът. Имейли останали от младежките и училищни години не са препоръчителни, защото те са по-скоро забавни и не звучат сериозно. Например, ако получиш имейл от babygirl@, едва ли ще погледнеш на него сериозно.
3. Помисли много добре преди да натиснеш Reply All
Писмата изпратени до толкова много хора също изглеждат несериозно. Повечето пъти те нямат нищо общо със самия получател. Затова и често биват игнорирани. Гледайте да се въздържате от този бутон. Всеки предпочита имейл пратен към него персонално.
4. Включването на информация, която е за вас също е важна
Обяснете на човека остреща с какво се занимавате и кой сте всъщност. Подписът на имейлът също е с тази цел, така че ако нямате, сега е моментът да си направите. Той трябва да съдържа вашите имена, името на компанията, както е важно да съдържа и информация за обратната връзка с вас. Включете телефонен номер, както и малко реклама за собствената си личност.
5. Учтивостта и дистанцията също е много важна
Забравете за разговорните изрази-Йо, Хей момчета и тн. са изключени от бизнес кореспонденция.
6.Трябва да сте внимателни с поставянето на удивителни
Използвайте само по един удивителен. Някои хора се дразнят, когато им се подчертава нещо с много удивителни. Може да изглежда емоционално и малко незряло. Бъдете пестеливи. Не слагайте този препинателен знак без да има нужда. Не винаги изглежда като подчертаване.7.Много предпазливо използвайте чувството си за хуморМоже лесно да бъде изгубен в имейлът и да не постигне нужната цел.Все пак при личен разговор, може да се използва, но тогава и изражението ви ще е важно. По- добре при бизнес кореспонденция хуморът трябва да бъде оставен малко настрана.
8.Всяка култура пише и говори различно.
Културните различния може да нарушат комуникацията. Това се случва с голяма сила при писането. Трябва да се приспособите към културата на получателя и нейната особеност. Някои култури предпочитат личния контакт и няма да ги заинтригувате особено с имейл.
9. Отговаряйте на имейлите-това е признак на култура
Макар и да ни е трудно да дадем отговор на всеки имейл, е хубаво да го правим. Това е гаранция за нашето добро възпитание. Дори, ако сме получили имейл по погрешка.
10. Ако получавате копие от имейл и не е директно до вас, не трябва да отговаряте.
Често ние не сме основен получател, а само ни информират. Тогава не се намесвайте в основната кореспонденция, а само наблюдавайте как върви разговорът. Тъй, че не отговаряйте, освен ако случаят не е екстремен.
11. Всяко едно съобщение се нуждае от проверка
Ако сме допуснали грешка, получателят веднага ще я открие. Затова прочетете още веднъж имейла преди да го изпратите. Можете да си помогнете с програма за проверка на правопис. Забравете двусмислените думи.
12. Имейл адресът се добавя накрая
Може писмото да се изпрати случайно и по погреша, затова пишете самия адрес, когато вече сте готови с текста и сте го проверили.
13. Използвайте класически шрифт при бизнес кореспонденция
Имейлът ви трябва да се чете лесно, затова е важно да е класически стил, цвят и размер. Предлагаме да ползвате – размер 10 или 12 и черен цвят.
14. Интонацията е важна и трябва да се внимава с нея
Интонацията може да се разбере и погрешно, затова много внимавайте какво точно искате да кажете и как ще прозвучи в имейла ви. Ако на вас ви звучи грубо, така ще звучи и на получателя.
15. Пишете много внимателно, нищо не може да бъде скрито
Старайте се, когато пишете да пишете така все едно всички ще могат да прочетат имейла Ви. Не си позволявайте да пишете неща, които не искате да бъдат прочетени от някои хора. Неща, които могат да ви злепоставят, не трябва да се пишат. Също и неща, които могат да се използват по някакъв начин срещу вас или да наранят някого. Имейлът много лесно може да бъде препратен и затова бъдете предпазливи, в това което пишете, за да не съжалявате после.
